Wie muss eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung aussehen?

Bei Mietnebenkostenabrechnungen steht die Heizkostenabrechnung überwiegend im Fokus der Parteien, wenn es um die Frage geht, wie die Heizkosten auf die Mieter umgelegt werden müssen.

In der Vergangenheit war es möglich, Heizkosten ausschließlich nach der Wohnfläche abzurechnen, d.h. je größer die Wohnung ist, desto größer war sein Beitrag an den zu zahlenden Heizkosten. Heute wird die Verteilung der Heizkosten durch die Heizkostenverordnung geregelt. Sie gilt immer dann, wenn wenigstens 2 Wohnungen von einer zentralen Heizungsanlage beheizt werden und schreibt zwingend eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Umlagefähig sind die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihre Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft, die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes, die Kosten der Messung nach dem Bundesemissionsschutzgesetz und Schornsteinfegerkosten, die Kosten der Anmietung oder andere Arten der Gebrauchsüberlassung bzw. zur Verbrauchserfassung und die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung.

Nicht umlagefähig sind Öltankversicherungen, Kosten einer Feuerlöschprüfung, eine Provision, die der Vermieter an seinen Ehegatten dafür zahlt, dass er das Öl besorgt, voreilig gezahlte Trinkgelder für die Anlieferung, Finanzierungskosten für den Kauf des Heizmaterials, Heizungsbetreuungskosten.

Der Vermieter muss einmal im Jahr abrechnen und über Einnahmen und Ausgaben entsprechende Rechenschaft ablegen. Die Abrechnung hat schriftlich zu erfolgen, damit sie nachgeprüft werden kann. Diese Aufgabe erfüllt die Abrechnung nur dann, wenn sie genügend Einzelangaben enthält und auch insgesamt nachvollziehbar verständlich ist.

Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass hinsichtlich der Abrechnung auf die allgemeinen Grundsätze über die Gestaltung einer Mietnebenkostenabrechnung abzustellen ist und dass die Heizkostenverordnung insoweit heranzuziehen ist, als sie sich auf die Kostenverteilung in den Abrechnungen auch auswirkt.

Nach der oben genannten Verordnung müssen die gesamten Kosten für das Heizen aufgeteilt werden; ein Teil nach einem festen Maßstab, regelmäßig die Wohnfläche in qm und der andere Teil nach Verbrauch.

Die verbrauchten Wärmeeinheiten werden am besten mit Heizkostenverteilern erfasst.

Eine Vereinbarung einer sogenannten Warmmiete und die Vereinbarung einer Heizkostenpauschale, wonach diese Kosten mit einer monatlichen Zahlung abgegolten sind, ist nicht zulässig.

Die Abrechnung der Brennstoffkosten muss nach Verbrauch im jeweiligen Abrechnungszeitraum vorgenommen werden und nicht nach dem sogenannten Abflussprinzip.
Bei diesen Kosten genügt die Angabe des Verbrauchs. Der Anfangs- und der Endbestand muss nicht angegeben werden.
Es reicht aus, dass dem Mieter sein Einzelverbrauch mitgeteilt wird, nicht jedoch die Zählerstände, aus denen sich der Verbrauch insgesamt errechnet.

Wird Wärme geliefert, genügt die Mitteilung der vom Energieversorger in Rechnung gestellten Beträge, soweit sie sich auf den Verbrauch im Abrechnungszeitraum beziehen.

Ein Mieter kann nicht verlangen, dass einzelne Positionen der Kalkulation des Wärmelieferers offengelegt werden, es muss nur der tatsächliche Verbrauch zutreffend angegeben werden.

Das Ablesedatum muss nicht mitgeteilt werden, da es ja bekannt ist; anders bei sogenannten Funkablesungen, wobei das Ergebnis der Ablesung dem Mieter umgehend, spätestens binnen einer Monatsfrist mitgeteilt werden sollte.

Der Gesamtbetrag der Kosten ist detailliert aufzuführen gem. der Heizkostenverordnung. Kosten für Frisch- und Abwasser können auch im Rahmen der Heizkostenrechnung abgerechnet werden. Hier sind jedoch dann unterschiedliche Abrechnungsmaßstäbe anzuwenden. Eine Zusammenfassung kann nur bei gleichen Abrechnungsmaßstäben erfolgen.
Heiz- und Warmwasserkosten sind unterschiedlich darzustellen, wenn die Wärmeerzeugung durch unterschiedliche Anlagen produziert wird.
Bei Verbundanlagen ist die Aufteilung nach § 9 Heizkostenverordnung vorzunehmen.
Im Falle einer Vorerfassung müssen die Aufteilungsschritte verständlich vorgetragen werden. Die Gesamtkosten sind anzugeben und es muss sich ergeben, wie die entsprechenden Nutzergruppen gebildet wurden.
Ein Fehlen der Angaben ist ein formeller Mangel der Abrechnung.

Bei der Aufnahme von in der Heizkostenverordnung nicht genannten Positionen sind diese zu erläutern. Ebenso im Falle von getätigten Investitionskosten in die Position Brennstoffkosten. In einer Abrechnung müssen im Falle der Anwendung von § 9a der Heizkostenverordnung die Grundlagen für die Kostenverteilung mitgeteilt werden, wie Angabe der Vergleichswerte und der Abrechnungsmaßstäbe.

Bei Schätzungen bei der Abrechnung, die nicht den Vorgaben dieser Norm entsprechen, liegt eine formelle Unwirksamkeit vor.

Der Verteilungsschlüssel lt. Zähler reicht ohne weitere Erläuterungen nicht aus. Sofern Heizkostenverteiler mit denselben Ableseskalen an unterschiedlichen Heizkörpern benutzt werden, müssen die Umrechnungsfaktoren bei der Abrechnung mitgeteilt werden. Wenn das Verhältnis von Verbrauchs- und Festkosten geändert wird, sollte die Abrechnung entsprechend begründet werden.
Wenn die sogenannte Gradtagszahlmethode gem. § 9b Absatz 2 der Heizkostenverordnung angewendet wird, müssen die einzelnen Rechnungsschritte detailliert vorgetragen werden.

Eichkosten und sonstige weitere Kosten, wie Mess- und Austauschkosten können auf die Dauer der Gültigkeit gleichmäßig auf die Abrechnungszeiträume verteilt werden.

Rechsanwalt Stephan Kemmerich